Với mục tiêu xây dựng và quản lý nền hành chính minh bạch, tinh gọn và hiệu quả, từ những năm 90 của thế kỷ trước, Hàn Quốc đã chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu của quy trình quản lý hành chính. Năm 2000, Chính phủ Hàn Quốc tiến hành Dự án xây dựng hệ thống quản lý cán bộ, công chức (CBCC) điện tử sử dụng trong các bộ, cơ quan Trung ương. Dự án đến nay được đánh giá thành công và đang trong giai đoạn nâng cấp nhằm phát triển các dịch vụ đa dạng, tiện ích hơn nữa trong công tác quản lý CBCC tại Hàn Quốc.

1. Hệ thống quản trị nguồn nhân lực của Hàn Quốc

E-Saram (saram trong tiếng Hàn nghĩa là con người) là từ viết tắt để chỉ hệ thống quản trị CBCC được tin học hóa. Hệ thống được phát triển nhằm hỗ trợ việc quản trị nhân sự ở các bộ, cơ quan Trung ương của Hàn Quốc và hỗ trợ Bộ Quản lý nhân sự trong quá trình hoạch định và thực thi chính sách về cán bộ thông qua việc tin học hóa toàn bộ quy trình công tác cán bộ từ khâu tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, thăng hạng cán bộ đến hưu trí...[1]

1.1. Lịch sử phát triển của E-Saram

Dự án E- Saram là một trong 8 nhiệm vụ chính trong công cuộc cải cách nguồn nhân lực của Hàn Quốc, được công bố vào đầu những năm 2000.

Từ tháng 10/2000 đến 2008, Chính phủ Hàn Quốc đã thực hiện giai đoạn đầu của Dự án phát triển hệ thống quản trị nhân sự điện tử sử dụng trong toàn bộ các cơ quan Trung ương. Đây được coi là giai đoạn chuẩn bị, hình thành cơ sở nền tảng cho giai đoạn phát triển tiếp theo của E-Saram.

Tháng 4/2009 đến 12/2012, Kế hoạch chiến lược thông tin (ISP) được xây dựng nhằm tiến hành giai đoạn tiếp theo (Giai đoạn 2) của phát triển E-Saram. Kế hoạch này cũng chia làm hai giai đoạn: (1) Nguồn thông tin được liên kết với nhau và hệ thống quản trị nhân sự tiêu chuẩn hóa được chuyển đổi sang nền tảng Web và sử dụng trong tất cả các cơ quan Trung ương; (2) Hệ thống hỗ trợ ra quyết định cũng được chuyển đổi sang nền tảng Web với nhiều tính năng và dịch vụ mới.

Giai đoạn nâng cấp hệ thống - Giai đoạn 3 dựa trên sự phát triển của khoa học công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) như  các việc phát triển ứng dụng trên Mobile, phát triển tính năng xác thực tài liệu online, các nền tảng hỗ trợ quá trình chính sách cán bộ...

1.2. Các tính năng chính của E-Saram

E- saram gồm 3 hệ thống chính: Hệ thống quản trị tiêu chuẩn (cho nhân viên) và Hệ thống hỗ trợ hoạch định chính sách (cho lãnh đạo) và Hệ thống trên nền tảng di động. Đối tượng người dùng khác nhau ở vị trí công tác, chức vụ khác nhau (nhân viên phụ trách hệ thống, nhân viên phụ trách nhân sự ở các bộ, lãnh đạo các bộ, cơ quan và các cán bộ, nhân viên nói chung) sẽ có tài khoản tương ứng truy cập vào hệ thống và các tính năng thao tác hệ thống tương ứng với vị trí, chức vụ, nhiệm vụ của cá nhân đó.

Một là, hệ thống quản trị nhân sự tiêu chuẩn (dành cho nhân viên)

Hệ thống được sử dụng bởi các nhân viên phụ trách hệ thống, nhân viên phụ trách nhân sự (ở các cơ quan) và công chức nói chung thực hiện các nhiệm vụ, dịch vụ liên quan đến nhân sự:

+ Các khâu quản lý nhân sự nói chung: Hệ thống lưu giữ các thông tin cụ thể quá trình công tác của một cán bộ từ vị trí việc làm, hiệu quả công việc, khen thưởng, bằng cấp và đào tạo; ứng cử vị trí công tác khác.

+ Hệ thống quản lý lương: Quản lý lương, phụ cấp, thuế thu nhập, lương hưu, bảo hiểm y tế...

+ Lịch công tác: Quản lý lịch làm việc, công tác, làm quá giờ, chi phí công tác.

+ Liên kết với hệ thống khác: Hệ thống thông tin được xây dựng trên nguyên tắc mở, đồng bộ nhằm chia sẻ thông tin quản lý nguồn nhân lực với hệ thống quản lý khác của Chính phủ.

Hai là, hệ thống hỗ trợ hoạch định chính sách (dành cho lãnh đạo)

Hệ thống gồm các chức năng chính như quản lý danh sách các công chức cao cấp và những ứng cử viên cho các vị trí cán bộ cao cấp; quản lý quá trình bổ nhiệm và thăng hạng của công chức cấp cao và quá trình này cũng có thể kiểm tra online. Đặc biệt, hệ thống có khả năng đề xuất ứng cử viên “thông minh” dựa trên nền tảng AI (trí tuệ nhân tạo), đưa ra các đề xuất ứng viên tốt nhất dựa trên phân tích năng lực ứng viên, các yêu cầu công việc và các đặc thù của mỗi cơ quan. Bên cạnh đó, hệ thống thu thập dữ liệu, cung cấp các số liệu thống kê theo các tiêu chí khác nhau để hỗ trợ quá trình ra quyết định và hoạch định chính sách cán bộ.

Ba là, hệ thống trên nền tảng di động

Nhằm tạo môi trường làm việc linh hoạt, cơ động không phụ thuộc vào thời gian, không gian, hệ thống cho phép các CBCC có thể truy cập hệ thống trên nền tảng di động. Do đó, cán bộ có thể kiểm tra lịch công tác, gửi thông báo, cập nhật thông tin cá nhân, kiểm tra lương, thậm chí ứng cử vị trí công tác khác thông qua hệ thống di động.

1.3. Hiệu quả sử dụng E-Saram

Một là, nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự:  Sự ra đời của E-Saram đã cách mạng hóa quản trị nhân sự các cơ quan Trung ương và nâng cao đáng kể hiệu quả trong quản lý và hoạch định chính sách cán bộ của Hàn Quốc.

Hai là, tính minh bạch và công bằng của việc quản lý nguồn nhân lực được đảm bảo: Bằng cách số hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự, từ khi đi làm đến khi nghỉ hưu, E-Saram đã đảm bảo tính minh bạch của quản lý nhân sự ở khu vực công.

Ba là, kết quả và dữ liệu quản lý nhân sự đáng tin cậy hơn: E-Saram đã giảm thiểu các lỗi, thiếu sót và đảm bảo dữ liệu dự phòng về nhân sự và gia tăng đáng kể niềm tin của nhân viên Chính phủ vào dữ liệu và thông tin nhân sự.

Bốn là, thuận tiện hơn cho tất cả người dùng: E-Saram đã cải thiện đáng kể sự thuận tiện trong quản lý nhân sự cho tất cả người dùng từ nhân viên phụ trách hệ thống đến nhân viên các cơ quan cũng như cấp lãnh đạo đều có thể vận hành hệ thống đơn giản và tiện ích.

Năm là, hỗ trợ quá trình ra quyết định/ hoạch định chính sách cán bộ: Bằng cách đảm bảo tính minh bạch và công bằng của các nhiệm vụ quản lý nhân sự và tăng độ tin cậy của dữ liệu nhân sự, E-Saram đã cho phép việc quản lý nhân sự có hệ thống, đồng bộ trong các cơ quan của Chính phủ và góp phần giúp lãnh đạo trong quá trình ra quyết định/ chính sách cán bộ tốt hơn dựa trên dữ liệu chính xác.

Tính đến tháng 10 năm 2019, có 72 đầu mối, cơ quan Trung ương Hàn Quốc sử dụng hệ thống E-Saram trong đó bao gồm 13 Bộ trưởng và tương đương, 18 Bộ, 6 cơ quan ngang bộ, 17 cơ quan trực thuộc bộ và 18 ủy ban, với tổng số 646.443 CBCC (tại trung ương)[2].

2. Bài học kinh nghiệm cho Việt Nam

Trên thực tế, Dự án E-Saram từ ý tưởng đến triển khai đã vấp phải nhiều khó khăn thậm chí là sự phản đối. Tuy nhiên, Chính phủ Hàn Quốc với quyết tâm cao đã triển khai Dự án thành công và đến nay đã được đánh giá là hệ thống quản lý nhân sự hàng đầu thế giới, góp phần vào thành công của Chính phủ Hàn quốc trong xây dựng một nền hành chính minh bạch, hiệu quả. Từ thực tế triển khai hệ thống quản lý CBCC điện tử của Hàn Quốc, có thể rút ra một số bài học kinh nghiệm có giá trị đối với Việt Nam trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng chính phủ điện tử và chính phủ số hiện nay.

Thứ nhất, tầm nhìn rõ ràng, cam kết mạnh mẽ, sự kiên định

Ứng dụng công nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý hành chính và phát triển Chính phủ điện tử (sau là chính phủ số) là quá trình lâu dài, không phải ngày một ngày hai, do đó sự kiên định, quyết tâm trong lãnh đạo, chỉ đạo của Chính phủ Hàn Quốc (từ những năm 1978 đến nay)[3] đã góp phần quan trọng vào thành công của ứng dụng công nghệ thông tin và phát triển Chính phủ điện tử tại quốc gia Đông Á này. Dự án E-Saram thành công một phần cũng do Chính phủ Hàn Quốc từ rất sớm đã xây dựng chiến lược lâu dài, đồng bộ về xây dựng cơ sở dữ liệu và cơ chế chia sẻ giữa các cơ quan Chính phủ, do đó tiết kiệm được thời gian, kinh phí, nhân lực trong triển khai hệ thống E-Saram giữa các bộ, cơ quan Trung ương.

Ở Việt Nam, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước luôn xác định phát triển công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những công cụ quan trọng trong việc thực hiện cải cách hành chính,xây dựng Chính phủ điện tử. Ngày 04 tháng 8 năm 1993, Chính phủ đã ban hành Quyết định số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 về phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90. Nghị quyết nhấn mạnh: CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác[4]. Sau hơn 10 năm thực hiện công cuộc đổi mới, từ những năm 2000, Đảng, Nhà nước luôn quan tâm, coi trọng phát triển ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, xác định đây là động lực góp phần thúc đẩy công cuộc đổi mới tạo khả năng đi tắt, đón đầu để thực hiện thắng lợi công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Đến năm 2014, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 36-NQ/TW về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế với quan điểm: “Ứng dụng, phát triển CNTT trong tất cả các lĩnh vực, song có trọng tâm, trọng điểm. Ưu tiên ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính, cung cấp dịch vụ công, trước hết là trong lĩnh vực liên quan tới doanh nghiệp, người dân như giáo dục, y tế, giao thông, nông nghiệp...”. Nghị quyết đã xác định mục tiêu cụ thể đến năm 2020: “triển khai có hiệu quả chương trình cải cách hành chính, gắn kết chặt chẽ với việc xây dựng Chính phủ điện tử và cung cấp dịch vụ công trực tuyến ở mức độ cao và trong nhiều lĩnh vực”. Cụ thể hóa chủ trương của Đảng, năm 2015, Chính phủ đã có Nghị quyết đầu tiên tập trung về Chính phủ điện tử nhằm “Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn”[5]. Nhờ đó, việc triển khai xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam đã đạt được những kết quả bước đầu quan trọng: Hành lang pháp lý trong ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử đã dần được thiết lập. Một số cơ sở dữ liệu mang tính chất nền tảng thông tin như: Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ sở dữ liệu đất đai quốc gia đang được xây dựng và đã có những cấu phần đi vào vận hành. Các cơ quan nhà nước đã cung cấp một số dịch vụ công trực tuyến thiết yếu cho doanh nghiệp và người dân như: Đăng ký doanh nghiệp, kê khai thuế, nộp thuế, hải quan điện tử, bảo hiểm xã hội...[6]

Đến năm 2023, công chức sẽ sử dụng sơ yếu lý lịch điện tử thay thế sơ yếu lý lịch giấy

(Ảnh: https://nld.com.vn)

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử còn chưa được như kỳ vọng: Chỉ số phát triển Chính phủ điện tử năm 2016 tăng 10 bậc so với năm 2014 tuy nhiên trong hơn 15 năm qua Việt Nam luôn ở mức trên dưới 100, mức trung bình thấp của Bảng xếp hạng[7]. Một trong những nguyên nhân được chỉ ra trong Báo cáo của Chính phủ (2018) đó là một số bộ, ban ngành“người đứng đầu chưa trực tiếp chỉ đạo, điều hành hoạt động ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử hoặc công tác chỉ đạo thiếu quyết liệt, chưa gương mẫu”; sự thiếu nhất quán, đồng bộ trong triển khai giữa các bộ ban ngành, giữa Trung ương và địa phương; thiếu sự chia sẻ, tâm lý ngại thay đổi... Do đó, bài học kinh nghiệm về ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý hành chính và phát triển Chính phủ điện tử của Hàn Quốc đặc biệt có giá trị với Việt Nam cụ thể:Tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ và đồng bộ giữa các hệ thống của chính phủ điện tử; đảm bảo nguồn lực tài chính cho các Dự án CNTT; hoàn thiện, bổ sung hoặc sửa đổi các luật, quy định liên quan kịp thời (chia sẻ thông tin, chuẩn hóa công nghệ) nhằm đảm bảo triển khai Dự án được thông suốt. Bên cạnh đó, Việt Nam cũng cần có chế tài khen thưởng và xử phạt kịp thời, cụ thể những địa phương, đơn vị, cá nhân thực hiện tốt hoặc chậm trễ, cản trở trong triển khai; đặc biệt làm rõ vai tròvà trách nhiệm của người đứng đầu.

Thứ hai, tăng cường vai trò lãnh đạo trong điều phối và hợp tác công tư (PPP)

 Chính phủ Hàn Quốc đã trao trách nhiệm và nghĩa vụ cụ thể cho Bộ ngành (trong Dự án E-Saram, Bộ Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm triển khai Dự án), lãnh đạo Bộ báo cáo trực tiếp các hoạt động liên quan đến Dự án cho Tổng thống. Ngoài ra, Chính phủ Hàn Quốc có nhiều chính sách thúc đẩy và tăng cường hợp tác công tư trong triển khai Dự án ví dụ như trong đào tạo CNTT cho nhân viên hay đấu thầu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ. Từ bài học thành công của Hàn Quốc, Việt Nam cần áp dụng các mô hình hợp tác công tư và đa dạng hóa các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước để đầu tư chiều sâu xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, các cơ sở đào tạo, nghiên cứu, hiện đại hóa thiết bị, đầu tư hạ tầng CNTT và viễn thông. Ban hành các cơ chế, chính sách ưu tiên, ưu đãi về thuế, tín dụng, đất đai và các ưu đãi khác để khuyến khích thu hút các thành phần tham gia vào quá trình phát triển các ứng dụng CNTT nhằm hiện đại hóa nền hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử.

Thứ ba, nâng cao nhận thức và đào tạo về công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức và người dân

Sự tham gia và ủng hộ của CBCC và người dân Hàn Quốc cũng là yếu tố góp phần vào thành công của các Dự án ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính tại quốc gia này. Do đó, Chính phủ Hàn Quốc cực kỳ chú trọng vấn đề đào tạo, bồi dưỡng CNTT cho CBCC và người dân với các hình thức đào tạo đa dạng ví dụ học trực tiếp hoặc trực tuyến (online). Trong các kỳ thi tuyển công chức tại Hàn Quốc, thành thạo tin học là yêu cầu bắt buộc khi thi tuyển công chức nhà nước. Thậm chí, Chính phủ Hàn Quốc còn đưa nội dung về CNTT và Chính phủ điện tử vào chương trình giảng dạy bậc phổ thông và đại học nhằm nâng cao nhận thức cho thế hệ trẻ ngay từ khi còn trên ghế nhà trường[8]. Việt Nam được đánh giá cao về nguồn nhân lực trẻ, nhanh nhạy và thông thạo trong tiếp cận và sử dụng mạng Internet (hơn 60% dân số sử dụng Internet)[9] tuy nhiên lại không được đánh giá cao về kỹ năng tin học và thậm chí trong các nhà trường phổ thông và đại học, thi tuyển vào các cơ quan nhà nước, kỹ năng này cũng không được đánh giá đúng mức. Chính phủ nếu đầu tư ngày càng nhiều các ứng dụng CNTT mà bản thân CBCC và người dân hạn chế về khả năng sử dụng thì đầu tư đó khó mà thu được kết quả. Vì vậy, trước mắt cần thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cho CBCC, viên chức về kỹ năng tin học, kiến thức về CNTT; quy định sự thông thạo kỹ năng tin học là điều kiện bắt buộc và đánh giá nghiêm túc trong tuyển dụng CBCC, viên chức. 

Thứ tư, đầu tư nghiên cứu, phân tích và dự báo về nhu cầu dịch vụ công nghệ - truyền thông (ICT)

Chính phủ Hàn Quốc đặc biệt quan tâm đầu tư cho lĩnh vực này để từ đó xây dựng các Dự án CNTT có lộ trình và có thứ tự ưu tiên rõ ràng. Điều này đảm bảo các Dự án triển khai đồng bộ, tránh lãng phí và không đem lại hiệu quả thực tế. Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 với các công nghệ AI (trí tuệ nhân tạo), Big Data (dữ liệu lớn) đã được nhiều quốc gia, không chỉ Hàn Quốc, nghiên cứu và ứng dụng phổ biến trong khu vực công như đa dạng hóa các dịch vụ công, hoạch định chính sách dựa trên bằng chứng. Trên thực tế, hệ thống Esaram sử dụng AI trong xây dựng các khóa đào tạo, bồi dưỡng CBCC và xây dựng danh sách bổ nhiệm vào các vị trí dựa trên phân tích dữ liệu cán bộ. Việt Nam hiện nay có nhiều tập đoàn lớn về công nghệ, với ưu thế về nguồn nhân lực trẻ nhạy bén về công nghệ và hạ tầng công nghệ tốt cần quan tâm đầu tư hơn nữa trong nghiên cứu và ứng dụng AI và Big Data nhằm hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao chất lượng hoạch định chính sách và đa dạng hóa dịch vụ công, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân. Đối với công tác tổ chức cán bộ, AI và Big Data với khả năng phân tích dữ liệu sâu, xây dựng các phương án, dự báo tác động... sẽ hỗ trợ hiệu quả cho cán bộ lãnh đạo, quản lý trong quá trình quản lý và xây dựng chính sách thiết thực, đưa ra những quyết định sáng suốt, công tâm, minh bạch về đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, đề bạt trong công tác cán bộ, tạo cơ sở tin cậy, cụ thể để có sự đồng thuận, nhất trí trong các tập thể khi tiến hành công tác cán bộ, ổn định tư tưởng cán bộ.

Kết luận

Hàn Quốc và Việt Nam cũng có nhiều quan điểm tương đồng về tầm nhìn và mục tiêu xây dựng nền hành chính hiệu quả, minh bạch. Do vậy, những bài học kinh nghiệm về lãnh đạo và triển khai của Hàn Quốc trong xây dựng hệ thống quản lý CBCC điện tử (E-Saram) nói riêng và xây dựng Chính phủ điện tử nói chung đặc biệt có ý nghĩa quan trọng đối với Việt Nam nhất là trong giai đoạn Chính phủ Việt Nam quyết tâm tăng cường ứng dụng CNTT nhằm hiện đại hóa nền hành chính và phát triển Chính phủ điện tử, hướng đến Chính phủ số giai đoạn 2021-2030. 

Tài liệu tham khảo:

1. Báo Chính phủ (2018), Thực trạng và giải pháp xây dựng Chính phủ điện tử, http://baochinhphu.vn

 2. http://www.mpm.go.kr (website của Bộ Quản lý nhân sự Hàn Quốc).

3. Digital VietNam (2020), Thống kê Internet Việt Nam 2020, https://vnetwork.vn

4. Lee Jin Kyung (2019), Overview of E-Saram (E-HRM Sy stem) of Republic of Korea./ KDI (2019), Tài liệu Tập huấn Hệ thống quản trị hiệu quả trong khu vực công của Hàn Quốc.

5. Soonhee Kim (2019), Phát triển Chính phủ số tại Hàn Quốc: Sự lãnh đạo đóng vai trò then chốt./ KDI (2019), Tài liệu Tập huấn Hệ thống quản trị hiệu quả trong khu vực công của Hàn Quốc.